Vad behöver ditt team kunna om AI?

Kompetens är en fråga om team, inte bara om individer

När en marknadschef frågar vad teamet behöver kunna om AI är det lätt att svara med en lista över verktyg. Det är fel utgångspunkt. Verktyg byts ut, och en medarbetare som kan ett verktyg kan inget annat om hon inte förstår vad hon ska uppnå. Det som håller över tid är en gemensam förståelse av vad AI är bra och dålig på, gemensamma rutiner för att använda och granska, och några personer som håller sig uppdaterade.

Den här guiden är skriven för dig som leder ett marknadsteam, en kommunikationsavdelning eller ett litet företag där flera personer gör marknadsarbete. Den ger en modell med fyra nivåer, ett enkelt sätt att mäta nuläget, en plan för vad som behövs per roll och ett sätt att följa upp. Den handlar om kompetensen. Vill du i stället veta vad en utbildning bör innehålla när du beställer den, läs Vad ska en AI-utbildning för marknadsavdelningen innehålla?. Den som arbetar med strategin ovanför kompetensfrågan hittar mer i AI-strategi för marknadsföring.

Fyra nivåer att utgå från

Alla i teamet behöver inte kunna lika mycket. En enkel modell är fyra nivåer. Poängen är att du kan placera varje person och varje roll, och därmed se var luckorna finns.

Nivå 1: medveten

Personen förstår vad generativ AI är och vad den inte är. Hon vet att den kan låta övertygande och ha fel, att den inte vet något om det som hänt efter att den tränades om den inte har sökverktyg, och att det som skrivs in i ett verktyg kan lämna företaget. Hon känner till företagets regler. Ingen i teamet bör ligga under den här nivån, inklusive chefer, eftersom ansvaret för vad som publiceras alltid ligger på människan.

Nivå 2: användare

Personen kan använda ett verktyg för sina vanligaste uppgifter och granska resultatet. Hon kan skriva ett tydligt uppdrag, ge verktyget material och en roll, be om flera varianter och bedöma vad som är användbart. Hon vet var verktyget brukar göra fel, till exempel siffror, citat, källor och fakta om den egna branschen. De flesta marknadsförare behöver landa här.

Nivå 3: arbetsflöde

Personen och teamet har gemensamma rutiner: ett delat promptbibliotek, kvalitetskontroller, en process för vem som granskar vad innan publicering, och dokumentation så att en kollega kan göra om samma sak. Skillnaden mot nivå 2 är att kvaliteten inte beror på vem som sitter vid tangentbordet. En till tre personer på nivå 3 brukar räcka som drivkraft i ett team.

Nivå 4: byggare

Några personer bygger automatiseringar, kopplar ihop verktyg, utvärderar nya tjänster och bedömer risker. De behöver inte vara programmerare, men de behöver intresse för hur saker hänger ihop och ett nära samarbete med den som ansvarar för IT och dataskydd. I ett litet team kan nivå 4 vara en person på deltid, eller en extern partner. Mer om sådan hjälp finns på hitta hjälp.

Så mäter du nuläget på en timme

Du behöver ingen enkät med trettio frågor. Be varje person, före ett teammöte, skriva ned tre uppgifter hon gör varje vecka, hur lång tid de tar och om hon använder AI i dem. Samla svaren på en gemensam yta och titta på dem tillsammans.

Tre saker brukar framträda. För det första olika nivåer: några använder AI dagligen, andra inte alls, och ofta har de som använder den inte berättat om det för någon. För det andra gemensamma uppgifter där alla lägger tid, vilket pekar ut var en gemensam rutin ger mest. För det tredje oro: frågor om vad som är tillåtet, om jobbet påverkas och om kvaliteten. Det senare är lika viktigt som det första.

Följ upp med två direkta frågor. Vad har du provat som fungerade? Vad har du provat som gick snett? Det andra är värdefullare än du tror, eftersom det visar de ställen där teamet behöver en regel eller en granskning.

Vad behöver olika roller kunna?

Samma nivå räcker inte för alla. Här är en rimlig fördelning, som du anpassar efter teamets storlek.

Innehållsproducenter och kommunikatörer behöver gå längst på granskning: faktakontroll, ton, upphovsrätt och att inte låta som alla andra. De bör vara på nivå 2 eller 3. Se AI för innehåll och AI-kurs för kommunikatörer.

SEO- och analysansvariga behöver förstå hur AI kan sortera och sammanfatta data, och hur de upptäcker att en sammanfattning är fel. De bör vara på nivå 3. Se AI och SEO och AI för analys.

Sociala medier- och annonsansvariga behöver snabbhet i produktion men också varumärkesröst och regelverk för kanalerna. Nivå 2 till 3. Se AI för sociala medier och AI för annonsering.

Marknadschefen behöver nivå 2 i praktiken och förmåga att fatta beslut om styrning, riktlinjer, budget och prioriteringar. Hon behöver inte kunna alla knep, men hon behöver förstå dem tillräckligt bra för att ställa rätt frågor. Se avancerade kurser.

Den som är teamets AI-ansvarig, eller 'AI-coach', behöver nivå 3 till 4 och tid avsatt för uppdraget, annars blir det en uppgift som aldrig hinns med.

Färdigheterna, konkret

Under nivåerna ligger ett antal färdigheter. De är oberoende av verktyg och går att öva på.

Skriva uppdrag. Att ge verktyget syfte, målgrupp, ton, material och format. Ett uppdrag som 'skriv ett inlägg om vår nya tjänst' ger ett generiskt svar. Ett som anger vem det riktar sig till, vad läsaren ska göra, vilka fakta som får användas och vad som inte får sägas ger ett användbart utkast.
Granska. Att läsa som en redaktör: stämmer siffrorna, finns citatet, passar tonen, är något påstått som vi inte kan stå för? Granskning är den färdighet som flest saknar och som spelar störst roll.
Dela upp arbetet. Att avgöra vilka delar av en uppgift som AI kan ta och vilka som ligger hos människan, och att bryta ned en stor uppgift i steg.
Hantera data och sekretess. Att veta vilka uppgifter som får klistras in i vilket verktyg, och vad som gäller för kunduppgifter, personuppgifter och opublicerat material.
Upphovsrätt och källor. Att veta att man inte utan vidare får använda andras material, att bilder och texter från AI inte alltid är fria från problem, och att dokumentera var något kommer ifrån.
Mäta. Att jämföra tid och kvalitet före och efter, så att teamet kan avgöra vad som är värt att fortsätta med.
Dela. Att dokumentera det som fungerar så att andra kan använda det.

Varför granskning och omdöme är kärnan

Det finns skäl att vara försiktig med löften om hur mycket tid AI sparar, och samtidigt skäl att ta möjligheten på allvar. Två studier ger en balanserad bild.

Noy och Zhang (Science, 2023) lät drygt 450 högskoleutbildade yrkesverksamma lösa skrivuppgifter som liknade deras arbete. Den hälft som fick använda ChatGPT slutförde uppgifterna på cirka 40 procent kortare tid, och bedömarna gav texterna cirka 18 procent högre betyg. Det är korta, avgränsade uppgifter och texterna faktakontrollerades inte, så resultatet visar inte hur mycket tid ett team sparar i en verklig vecka där granskning och avstämningar ingår.

Dell'Acqua och kollegor (Harvard Business School, 2023) studerade konsulter. På uppgifter där AI var stark gjorde de som använde den fler uppgifter, snabbare och med högre kvalitet enligt bedömarna. På en uppgift som låg utanför det AI klarade väl var de som använde AI mindre benägna att få rätt svar. Med andra ord: effekten beror på uppgiften, och människan måste kunna avgöra vilken sorts uppgift det är.

För kompetensplanen betyder det att du inte ska mäta teamets mognad i hur många prompts de skrivit, utan i hur väl de bedömer när AI hjälper och när den inte gör det. Träna det med övningar där AI får fel: ge teamet ett utkast med inbyggda fel och låt dem hitta dem.

En plan för de första 90 dagarna

Vecka 1: kartlägg nuläget enligt avsnittet ovan. Utse en ansvarig och bestäm vilka två eller tre uppgifter ni börjar med.
Vecka 2: sätt upp enkla riktlinjer: vad som får delas med vilka verktyg, vem som granskar vad innan publicering, hur ni anger källor. Håll dem korta, en sida räcker. Stäm av med den som ansvarar för IT och dataskydd.
Vecka 3 till 4: gemensam introduktion för alla på nivå 1 och 2. Välj en kurs eller en workshop, eller kör en intern genomgång. Se gärna AI-kurser för nybörjare eller företagsutbildning.
Vecka 5 till 8: kör de utvalda uppgifterna med AI. Mät tid och kvalitet mot tidigare. Samla det som fungerar i ett delat promptbibliotek.
Vecka 9 till 10: ordna en uppföljning där alla visar ett exempel på vad som fungerade och ett på vad som inte gjorde det. Justera riktlinjerna.
Vecka 11 till 12: bestäm nästa steg. Vilka behöver fördjupning? Vilket område ska ni gå vidare i? Kanske behöver två personer en kurs på nivå 3, till exempel en fortsättningskurs.

Vad en bra teamutbildning bygger på

Utbildningen är bara en del av kompetensen, men den är en del du kan köpa. Det som skiljer en utbildning som ger resultat från en som bara ger entusiasm är att den utgår från teamets egna uppgifter. Generiska exempel om att skriva en dikt eller ett recept lär ingen något om hur en B2B-kampanj ska granskas. Utbildningen bör innehålla riktlinjer för dataskydd och upphovsrätt, övningar med era egna material, och en uppföljning efter några veckor, annars glöms det mesta bort.

Be utbildaren beskriva hur en liknande utbildning har lagts upp tidigare. Begär inga garanterade resultat, och var misstänksam om någon lovar det. Hur du ber om offert och vad du ska kräva finns i Vad ska en AI-utbildning för marknadsavdelningen innehålla?.

Vanliga fallgropar i teamets kompetensarbete

Att utbilda alla på en gång och aldrig följa upp. Kunskap som inte används försvinner.
Att göra AI till en enskild persons ansvar. Då stannar kunskapen hos henne.
Att förbjuda utan att erbjuda ett alternativ. Medarbetare som tycker att de blir hindrade använder privata konton och verktyg, vilket är värre.
Att mäta användning i stället för nytta. Antal inloggningar säger inget om kvalitet.
Att glömma bort chefernas egen kompetens. Beslut om styrning måste fattas av någon som förstår vad hon beslutar om.
Att räkna med att tid sparas automatiskt. Spar tiden medvetet: bestäm vad den ska användas till, annars fylls den av nya uppgifter.

Nästa steg

Börja med kartläggningen. Den kostar en timme och ger dig en grund att fatta beslut på. Utifrån den kan du avgöra om teamet behöver en gemensam introduktion, en fördjupning för några eller externa konsulter för ett avgränsat projekt. Vill du se kurser för enskilda i teamet, titta i kurskatalogen. För att jämföra olika utbildare av teamutbildningar, se företagsutbildning. Sajten rankar inte utbildare och påstår inte vilken som är bäst. Betald exponering märks som annons.